הכנת ההצעה למכרז והגשתה

01/09/2016 | יום חמישי 08:00

תארו לעצמכם שניגשתם למכרז, השקעתם זמן וכסף, דאגתם לכל המסמכים הדרושים, עמדתם בתנאי הסף, אך בסופו של דבר ההצעה נפסלה. 

תארו לעצמכם שניגשתם למכרז, השקעתם זמן וכסף, דאגתם לכל המסמכים הדרושים, עמדתם בתנאי הסף, אך בסופו של דבר ההצעה נפסלה. לאחר שבדקתם למה, התברר לצערכם ששכחתם מסמך קטן אבל חשוב. במאמר זה נסביר מדוע חשוב לבדוק ולהתייעץ עם מומחה לפני שמגישים הצעה למכרז.

מהם הכללים לפני שמגישים הצעה למכרז:

לאחר שבדקנו והחלטנו לגשת למכרז, יש לענות על שתי שאלות עיקריות: מתי עלינו להגיש את ההצעה? והאם יש מפגש מציעים או קבלנים?. אם המפגש חובה כדאי לרשום את התאריכים ביומן ולגשת לשלב הבא. אומנם בכל מכרז יש הבדלים, ויש סוגי מכרזים שונים כמו מכרזים ממשלתיים או מכרזים רשויות מקומיות, אבל לרובם נדרשים הדברים הבאים:

1.      תנאי סף – בדיקת תנאי הסף – נבדוק את תנאי הסף ושאנחנו זכאים להשתתף במכרז.

2.      רשימת המסמכים.

3.      המלצות – יש להמציא את ההמלצות הכי טובות שיש לנו.

4.      לשים לב לכמות העותקים, איפה חותמים, מי חותם, צריך אישור עו"ד אחרי החתימה ועוד.

5.      דבר שאינו ברור – במידה וישנו דבר שאינו ברור דיו בתנאי המכרז יש לברר עם עורך המכרז. במידה ואין אפשרות לכך יש לשקול עתירה מנהלית.

6.      ערבויות – יש לעמוד בערבויות הנדרשות במכרז.

7.      לשים לב לזמן ולמקום שאליו יש להגיש את ההצעות.

לסיכום:

עלינו לבדוק לעומק את תנאי הסף ולבחון האם אנו מתאימים להם וזכאים לגשת למכרז. במידה ושכחנו פרט אחד, וועדת המכרזים תפסול את הצעתנו על הסף, אם לדוגמא שכחנו לצרף מסמך כל שהוא יכול להיות שנוכל להעביר אותו אחר כך, אך עדיף לא לסמוך על כך. עלינו לאסוף את כל הניירת והמסמכים הדרושים, למלא ולחתום עליהם, במידה וצריך המלצות להביא את ההמלצות המעידות על האיכות והשירות ולא להחסיר מסמכים. חשוב לשים לב לכמות המסמכים ולערבויות. עליכם להבין את כל תנאי המכרז ולנהוג לפיהם בדיוק כדי לעמוד בכל דרישות המכרז. יש להגיש את ההצעה בזמן ובמקום שנקבע ולא יאוחר, להשאיר אצלכם עותק מכל המסמכים שצרפתם להצעה, בכל התלבטות או ספק ניתן להתייעץ עם עורך דין למכרזים. עדיף לערוך שתי התייעצויות: בתחילה לברר שהמכרז מתאים ואין בעיות במכרז, ובפעם השנייה לפני שמגישים את ההצעה למכרז על מנת לבדוק שהכול מתאים. יש לזכור שאם מזלזלים בתנאי המכרז, לא קוראים אותו נכון, לא מבינים אותו, שוכחים מסמכים, מגישים מסמכים מאוחר וכדו'- ניתן לאבד את המכרז. יש לזכור את הכלל הידוע "לאט אבל בטוח". להכין הכול כמו שצריך בשיקול דעת ובתבונה, בבדיקה מקיפה, ואז ניתן לגשת למכרז בבטיחות ובהצלחה. אנו בGOVO מכרזים מעמידים לרשותכם את מאגר המכרזים הגדול, צוות  מומחים ועורכי הדין הטובים ביותר לענייני מכרזים. בהצלחה, צוות GOVO  מכרזים.

כתבות נוספות באתר: